Система хранения и использования
Уже на стадии формирования организации важно разработать такую систему сбора, хранения и использования кадровой информации, которая бы, с одной стороны, соответствовала проектируемой структуре организации, а с другой, — была достаточно гибка к возможным изменениям в будущем.
Под кадровой информацией можно понимать определенным образом организованное множество данных о персонале организации. Это и личные дела, и карточки по учету кадров, и всевозможные приказы о назначениях, перемещениях, командировках, отпусках и увольнениях. Важно, чтобы все данные о персонале позволяли руководству организации в каждый момент времени принимать оптимальные управленческие решения на основе адекватного представления о внутриорганизационной кадровой ситуации.
Основные функции управления персоналом
США |
ФРГ |
| 1. Наем и увольнение: | 1. Административная деятельность: |
| анализ деятельности, разработка критериев оценки, прогноз изменения требований к кандидатам, отбор кандидатов с использованием широкого оценочного инструментария. | применение на практике нормативных документов в области организации и оплаты труда.
|
| 2. Обеспечение безопасных условий труда и охрана здоровья: | 2. Трудоустройство:
|
| медицинское обследование, программы страхования, инспекция труда,
эргономическая экспертиза
|
прием на работу, ознакомление с
требованиями рабочего места и условиями работы, продвижения, увольнения. |
| 3. Развитие персонала:
|
3. Обеспечение благоприятных условий труда и техники безопасности: |
| подготовка, переподготовка и повышение квалификации кадров, связь с учебными заведениями, разработка плана карьеры. | инспекция труда, медицинское
обследование, эргономическая экспертиза. |
| 4. Организация заработной платы и компенсаций: | 4. Подготовка, переподготовка и повышение квалификации: |
| разработка уровней и процедур выплат, установление персональных ставок
почасовой оплаты, расчет фирменного пенсионного обеспечения, единовременные выплаты, перевод денежных средств в банки, организация стимулирующих финансовых программ. |
повышение квалификации, оценка
потенциала персонала, определение путей продвижения персонала. |
| 5. Обеспечение трудовых отношений: | 5. Материальное стимулирование: |
| изучение и подготовка контрактов по найму, соглашения между профсоюзами и администрацией, связь с общественностью и прессой, рассмотрение споров, конфликтов, анализ жалоб и предложений персонала | весь комплекс вопросов по организации оплаты труда, разработка и совершенствование систем стимулирования, аттестация рабочих мест, изучение положения на рынке труда, разработка отдельных статей коллективного договора |
| 6. Социальные вопросы: | |
| контакты с профсоюзами, содействие проведению общественных мероприятий, анализ и выявление причин социальной напряженности и конфликтов. |
К наиболее типичным задачам, требующим информационного обеспечения, можно отнести кадровое и управленческое делопроизводство, внутриорганизационное кадровое планирование и оценку персонала.
Кадровое и управленческое делопроизводство прежде всего включает разработку штатного расписания, должностных инструкций, приказов по личному составу и ведение личных дел. Чаще всего сюда же может относиться информация о расчете заработной платы сотрудников организации.
Внутриорганизационное кадровое планирование включает работу по анализу, оценке затрат и контролю. Так, при организации обучения персонала необходимо проанализировать потребность в обучении и загрузку работников, иметь информацию по планированию их использования, произвести оценку затрат на предполагаемое обучение. После чего можно переходить к составлению собственно плана подготовки, его реализации и контролю.